Il faut demander à un administrateur

• Actulibre raisonne en VET (versions d’étape) qui correspondent grosso modo à une année d’un parcours, mais en un peu plus fin (une année d’un parcours étant, elle, une “étape”).
  Les deux exemples typiques sont les suivants : en L1, les « oui » et les « oui si » d’un même parcours correspondent à deux VET différentes, et de même les déclinaisons « formation initiale » et « apprentissage » d’un même parcours constituent deux VET différentes). Dans Actulibre, ce sont les VET qui apparaissent et pas les années des parcours.
• Si la VET est la continuation d’une VET existante sans changement d’intitulé (ou avec changement mineur qui a été signalé dans le fichier Excel rempli début novembre), il faut repartir de la VET existante et modifier la liste des UE à l’intérieur des semestres
• Si la VET est nouvelle, que le changement d’intitulé est notable, ou qu’il y a entre LMD5 et LMD6 une fusion ou une scission de VET, demander à un administrateur de la créer (en principe, cela sera fait dès la mi-novembre)
• Lorsqu’une nouvelle VET est créée, les deux semestres de l’année doivent être insérés à l’intérieur et Actulibre ne tolère pas de semestres vides : si la VET est nouvelle, l’administrateur qui l’a créée placera donc une UE « fantôme » dans chaque semestre, et il vous faudra supprimer cette UE une fois que vous aurez commencé à remplir les semestres avec les UE effectivement présentes dans le semestre.

La direction de la FDS va interroger les départements à partir du 10 novembre pour récupérer les effectifs, et c’est la direction de la FDS qui va les insérer dans Actulibre :

• il s’agit des effectifs maximum (le pire du pire), ceci afin d’éviter de se retrouver en situation financière intenable.
  Rappel : les normes de groupes standard sont : CM = 280, TD = 40, TP = 20, Terrain = 10, donc raisonnez en multiples de 40, resp. 20, s’il vous plait (comme c’est le cas actuellement, en fait) ;
• nous avons dû multiplier toutes les occurrences du portail PCSI de L1 (et de ses LAS et LAK, etc…) dans les 5 mentions qu’il alimente : merci de mettre tous les effectifs des différentes versions du portail PCSI dans la déclinaison « Physique-chimie » du portail PCSI et 0 pour les effectifs du portail PCSI dans les autres mentions (c’est virtuel, on doit procéder ainsi à cause d’une obligation règlementaire)
• lorsqu’il y a plusieurs VET dans une même année d’un parcours (apprentis / non apprentis, oui / oui si,...), faites une estimation « raisonnable » des effectifs de chaque VET à l’intérieur de l’année et du parcours, et veillez à ce que le total de ces effectifs soit ce que vous voulez pour l’année de ce parcours (dans le cas où il y a deux VET « apprentis / non apprentis », cette estimation « raisonnable » est importante car vous devrez faire des UE de stages et projets différentes pour les deux populations puisque les heures SPS associées ne sont pas les mêmes).

• Il suffit de cliquer sur le bouton « Ajouter une UE »
  • S’il s’agit d’ajouter une UE qui existe déjà dans la base de données, faire défiler le menu déroulant, en décochant éventuellement « Même mention » et « Même semestre » pour faire apparaître plus d’UE (les UE sont rangés par ordre alphabétique du code UE dans le menu déroulant ; par ailleurs on rappelle qu’il est fortement déconseillé de faire apparaître une UE dans un semestre autre que celui auquel elle est normalement rattachée)
  • S’il s’agit de créer une nouvelle UE, choisir « Nouvelle UE » dans le menu déroulant, puis entrer son intitulé long (sans abréviations), le nombre d’ECTS et le département de rattachement (payeur) : la nouvelle UE est alors créée et son code UE est généré, sous la forme HBMXxxD (voir plus bas pour le décodage)
  • Une fois l’UE créée, il faut “corriger les informations manquantes” pour y entrer les charges horaires (CM, TD, TP, Terrain et SPS par étudiant)
  Attention, dans le cas où vous souhaitez faire apparaître dans un semestre une UE qui provient d’une autre mention et doit être rattachée principalement à cette autre mention, il faut créer cette UE dans sa mention d’origine pour qu’elle porte la bonne lettre L en 3e caractère ; si cette mention dépend d’un autre département, il faut attendre que ce département ait créé cette UE dans la mention de son choix
• Si vous souhaitez faire apparaître une UE d’une autre composante et que vous connaissez son code, créez une nouvelle UE et indiquez comme intitulé le nom de la composante et le code UE (exemple « UE PHARMA PAM1IIPR ») ; si vous ne connaissez que le nom de l’UE, indiquez le nom de la composante et l’intitulé le plus précis possible (exemple « UE MEDECINE Thérapie génique Master Biosanté »), ainsi que toute indication permettant d’identifier précisément l’UE, surtout si son intitulé est très générique (exemple préférer « UE FDE Initiation à la recherche M1S7 MEEF phys-chimie » plutôt que « UE FDE Initiation à la recherche » !) ; dans ce cas, les charges de l’UE (volumes horaires) doivent être laissées à 0 (vous pouvez entrer 1h CM dans les charges « hors UM » pour éviter qu’Actulibre vous réclame sans cesse de compléter les informations manquantes dans le récapitulatif des UE du semestre mais c’est sans importance...
• Important : il est conseillé de ne commencer à faire apparaître les UE des autres composantes qu’à la toute fin du processus, UNE FOIS QUE TOUTES LES AUTRES UE ONT ETE CRÉÉES, ceci afin d’éviter que les numéros d’ordre des codes UE créés dans Actulibre pour ces UE « hors FDS » (codes qui seront remplacés par la suite par le vrai code UE provenant de l’autre composante) s’intercalent au milieu des codes UE désignant des UE FDS
• Si vous souhaitez faire apparaître une UE prise en charge par un autre établissement (hors UM, donc), créez cette UE et entrez les charges horaires dans le cadre « heures hors UM » du détail de l’UE

Pour le LMD6, on peut

• soit réutiliser une UE du LMD5 (et donc réutiliser son code), à condition de ne modifier ni son intitulé ni son nombre d’ECTS (les charges horaires peuvent être modifiées, de manière raisonnable car il ne faut pas dénaturer le contenu de l’UE de manière importante)
• soit créer un nouveau code UE ; les nouvelles UE sont codées de la manière suivante : HBMXxxD, où :
• H désigne un code UE de la FDS (payée par la FDS) ;
• B désigne une UE créée à l’occasion du LMD6 ;
• M est la lettre caractérisant la mention “principale” de rattachement de l’UE (c’est une lettre ; les chiffres désignent des UE spécifiques de formations hors offre LMD de la FDS, par exemple 5 pour une UE du PASS assurée par la FDS, 8 pour une UE spécifique aux PeiP assurée par la FDS, etc.) ;
• X est le numéro de semestre (de 1 à 9, le semestre 10 étant codé par un zéro) ;
• xx est le numéro d’ordre (par ordre de création) de l’UE parmi toutes les UE dont le code commence par le même motif HBMX ;
• D est la lettre caractéristique du département de rattachement (payeur) de l’UE.

• Les administrateurs ont créé une UE PORE par semestre (rappel : il faut en positionner une par année dans chaque VET en Licence) ont été créées : leurs codes sont HB0x01H où le 3e caractère est un zéro et x est le numéro de semestre (entre 1 et 6).
• L’UE TEDS obligatoire s’appelle ASTRE et est au S3 de Licence. Son code est HB0302H.
• Une UE TEDS surnuméraire (hors 30 ECTS) a été créée au S4 : HB0402H. C’est une UE de projet.
• Les UE PPE communes à la Faculté des sciences sont HB03PPH et HB04PH. Si un département souhaite mettre en place sa propre version du PPE, il faut créer une nouvelle UE avec le département concerné comme département payeur

Attention, changement de procédure pour les UE d’Anglais ! Nous abandonnons les codes génériques HAL101L, HAL201L etc., qui étaient difficilement gérables pour le DDL (et en fait il avait fallu ajouter une lettre : HAL201LA, HAL202LB, etc., pour distinguer les différentes populations) et nous vous demandons de coder les UE d’anglais dans vos mentions. Exemple : l’UE d’anglais de S2 du portail PCSI s’appellera donc HBS2xxL (avec xx le numéro d’ordre de l’UE), celle du S4 du L2 maths sera du type HBX4xxL... et pas HAL201L ou HAL401L comme auparavant